ADIM

AÇIKLAMA

SORUMLU / İLGİLİ

HAREKETLİLİK ÖNCESİ

Başvuru sahibi, çalıştığı enstitü/fakülte/meslek yüksekokuluna görevlendirme dilekçesinin ekine, değerlendirme komisyon tutanağı ve davet mektubunu da ekleyerek görevlendirme işlemlerini başlatır. Bu aşamada biletleme ve seyahat planı yapılması tavsiye edilmemektedir.

Hareketten faydalanan kişi

Görevlendirmesi Rektörlük tarafından onaylanmış başvuru sahipleri; Euro banka hesap (maaş alınan bankadan hesap açılması kesinti olmaması açısından önemlidir) bilgileri (boşluk bırakmadan girilmesi gerekmektedir) ile varsa sigorta poliçesi bilgilerini UKEY üzerinden tamamlamaları (lütfen bilgileri doğru girdiğinizden emin olunuz) gerekmektedir. Öğretim protokolünü başvuru esnasında imzaları tamamlanmış olarak yüklemeyenlerin sözleşme yapabilmeleri için, öğretim protokolünü hazırlaması zorunludur. Öğretim Protokolündeki tüm imzalar tamamlanmalı ve UKEY sistemine sözleşme imzalamadan önce yüklenmelidir. 

Hareketten faydalanan kişi

UKEY giriş işlemlerini tamamlayan başvuru sahibi, görevlendirme evrakı, resmi Vadesiz Euro Hesap bilgisi (banka hesap cüzdanı fotokopisi veya internet bankacılığı hesap bilgisi sayfası), varsa pasaport fotokopisi ve varsa yönergede (ilgili ilan ve yönergesi Erasmus web safyaında yer almaktadır.) belirtilen diğer ek evrakları tamamlar. Gri pasaport alarak yurtdışına çıkacak olanlar pasaport aldıktan sonra ön yüz fotokopisini tarayarak erasmus@uludag.edu.tr adresine hareketlilik öncesinde gönderirler. Evrakları eksiksiz olarak tamamlayan başvuru sahibi hareketlilikten 4 hafta önce sözleşmesini yapmak üzere; Erasmus Kurum Koordinatörlüğü’ne gelir veya erasmus@uludag.edu.tr adresinden ekine tüm evraklarını ekleyerek; "Personel Hareketliliği Sözleşmesi" talebinde bulunur. Sözleşmesi tamamlanmadan biletleme ve seyahat planı yapılması tavsiye edilmemektedir. Hibe ödemesi yapılmadan yapılan harcamaların iadesi ile ilgili çıkabilecek sorunlarda sorumluluk katılımcının kendisine aittir.

Hareketten faydalanan kişi / Erasmus Personel Hareketliliği Sorumlusu

Sözleşmenin yapılabilmesi için öğretim protokolünün mutlaka UKEY sistemine yüklenmiş olması gerekir. Öğretim protokolü olmayan faydalanıcı ile sözleşme imzalanmaz, hibe ödemesi yapılmaz, Erasmus hareketliliği iptal edilebilir. Hareketliliğin tüm gereklerini yerine getirmiş yararlanıcının sözleşmesi tamamlanır.  Başvuru sahibi, hibe dökümü belgesini teslim alır. 

Hareketlilikten faydalanan kişi

Hareketlilikten faydalanan kişinin bilgileri “Mobility Tool/Beneficiary Module” sisteminde tanımlanır.

Erasmus Personel Hareketliliği Sorumlusu

Sözleşmeler Kurum Koordinatörü imzası ve ödeme işlemleri için Mali İşler Sorumlusuna teslim edilir. 

Erasmus Mali İşler Sorumlusu

Koordinatör tarafından imzalanan sözleşmeler ve ödeme evrakları ödeme yapılmak üzere Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına teslim edilir.

Erasmus Kurum Koordinatörü / Erasmus Mali İşler Sorumlusu /

Hareketlilikten faydalanan kişiye gidiş için hibe ödemesi yapılır.

Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı

HAREKETLİLİK SONRASI

Hareketlilikten faydalanan kişi, hareketlilik sonrasında; yolculuğuna ilişkin belgeleri (biniş kartı, tren/otobüs bileti vb.), pasaportunun gideceği ülke giriş ve çıkış damgalarının olduğu sayfaların fotokopisini ve gittiği kurumdan aldığı katılım sertifikasını hareketliliğin sona ermesinden itibaren 30 gün içinde Erasmus Kurum Koordinatörlüğüne teslim eder veya erasmus@uludag.edu.tr adresine belgelerini göndererek dönüş işlemlerinin tamamlanmasını talep eder. 

Hareketten faydalanan kişi / Erasmus Personel Hareketliliği Sorumlusu

Hareketten faydalanan kişi çevrim içi anketi tamamlar.

Hareketten faydalanan kişi

Hareketten faydalanan kişinin kalan hibe ödemesi için evraklar tamamlanarak, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir.  Hareketten faydalanan kişiye  dönüş  için hibe  ödemesi yapılır.

Erasmus Mali İşler Sorumlusu / Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı