Değerli Akademisyenlerimiz,

Hazine ve Maliye Bakanlığı Muhasebat Genel Müdürlüğü’nün ekte sunulan 15.02.2022 tarihli ve “Yeni Mali Yönetim Sistemi” konulu resmi yazısı ile tüm harcama birimlerinde yapılan harcamalar için Ödeme Emri Belgelerinin (ÖEB) e-imza ile gönderilmesine dair alınan karar üniversitemize bildirilmiştir.

Bu karara istinaden harcama işlemleri ile ilgili tüm belgeler ayrıca ıslak imza ile imzalanmaksızın sistemde ÖEB ekine eklenecek ve harcama yetkilisi tarafından elektronik imza ile imzalanacaktır. Bu kapsamda Hazine ve Maliye Bakanlığı Muhasebat Genel Müdürlüğü tarafından mevcut Mali Yönetim Sistemi (MYS) güncellenmiş ve MYS’nin yeni versiyonu (MYSV2) hayata geçirilmiştir.

Bahsi edilen karar bir harcama birimi olarak üniversitemiz Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon Birimi’ni (BAP Birimi) de ilgilendirmektedir. Zira BAP Birimi ya da dış kaynaklar tarafından desteklenen projelerin harcama işlemleri BAP Birimi tarafından yürütülmektedir. İlgili mevzuata göre BAP Birimi tarafından desteklenen projelerin harcama yetkilisi BAP Koordinatörü, gerçekleştirme görevlisi ise projenin yürütücüsüdür. Dış kaynaklar tarafından desteklenen projelerin harcama yetkilisi proje yürütücüsü, gerçekleştirme görevlisi ise proje yürütücüsü tarafından belirlenen kişidir.

Bundan sonra yapılacak harcama işlemleri için aşağıdaki adımlar takip edilecektir:

- Harcama Birimi Kimlik Yöneticilerince Kimlik Yönetim Sistemi üzerinden mevcut kullanıcılara (gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisi) MYSV2’de rol tanımlanacak (BAP Birimi personeli bu tanımlamaları halen yapmaktadır, kullanıcıların bu madde ile ilgili herhangi bir işlem yapmalarına gerek bulunmamaktadır. Sistemde rolü tanımlanan kullanıcıya Kimlik Yönetim Sistemi [KYS] tarafından e-posta yoluyla otomatik olarak Rol Atama bildirimi gönderilmektedir),

- MYSV2 sistemine https://mysv2.hmb.gov.tr adresi üzerinden erişim sağlanacak (bahsi edilen erişimin harcama işlemleri sırasında kullanıcılar tarafından sağlanması gerekmektedir)

- Harcama yetkilileri tarafından ekte yer alan “e-imza kurulum dökümanına” göre kurulum yapılacaktır (harcama yetkililerinin ekte yer alan belgedeki adımları uygulayarak e-imza uygulamasını kurmaları gerekmektedir).

Takiben harcama yetkilileri ekte yer alan “Ödeme Belgelerinin e-imza ile Gönderilmesine İlişkin Kılavuz” da belirtilen usul ve esaslara göre harcama işlemlerini tamamlayacaklardır.

Ekteki “Ödeme Belgelerinin e-imza ile Gönderilmesine İlişkin Kılavuz” un Esaslar kısmında yer alan 5. maddede “ÖEB, gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisi tarafından e-imza ile imzalanacaktır” hükmü bulunmaktadır. Dolayısıyla harcama yetkililerinin yanı sıra gerçekleştirme görevlilerinin de harcama işlemlerini e-imza ile imzalaması öngörülmüştür. Ancak üst yazı sadece harcama yetkililerini kapsamaktadır. Gün itibariyle MYSV2 sisteminde henüz gerçekleştirme görevlileri için e-imza zorunluluğu bulunmamaktadır ve gerçekleştirme görevlileri e-imza olmaksızın MYSV2’de işlem yapabilmektedir. Gerçekleştirme görevlilerine e-imza kullanma zorunluluğunun getirilip getirilmeyeceğine, getirilecekse bunun ne zaman gerçekleşeceğine dair herhangi bir bilgi bulunmamaktadır. Bu konuyla ilgili olarak tarafımıza iletilen yeni bir bilgi olduğunda akademik personelimiz ile paylaşılacaktır.

Dolayısıyla, en azından şu an için, dış kaynaklar tarafından desteklenen projelerin yürütücülerinin harcama yetkilisi olarak e-imza edinmeleri (hali hazırda e-imzası bulunan yürütücüler mevcut e-imzasını kullanabilir), ekteki belgede bildirilen adımları uygulayarak e-imza uygulamasını kurmaları ve harcama işlemlerini e-imza ile MYSV2 üzerinden onaylamaları gerekmektedir.

Bilgilerinizi ve gereğini rica ederim.

Saygı ve selamlarımla,

Prof. Dr. Mehmet Cansev

BAP Koordinatörü

Yazı örneği için tıklayınız.

Kılavuz için tıklayınız.

E-imza kurulum adımları için tıklayınız.