Bilgi İşlem Daire Başkanlığımız iç denetim sürecinde yer alan 20 no'lu esas bulgu ve ilgili diğer bulgular gereğince; ayrıca talepleri ve takip sürecini standardize etmek  zorunluluğu nedeniyle, Bilgi İşlem Daire Başkanlığı’ndan istenecek olan yeni yazılımlar veya mevcut yazılımlardaki değişiklik talepleri  "Yeni Yazılım ve Yazılım Değişiklik Talep Formu" nun UDOS üzerinden iletilmesi suretiyle başlatılacaktır.

Yazılım talepleri gönderilmeden önce yazılımın ana ilgilisi olan birim ile temasa geçilmeli ve bu formlar yazılımın ana ilgilisi olan birim tarafından gönderilmelidir. Örneğin, UDOS yazılımındaki bir değişiklik talebi öncelikle Genel Sekreterliğe, Öğrenci İşleri Otomasyonundaki değişiklik talebi öncelikle Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına, Personel Otomasyonundaki değişiklik talebi ise Personel Daire Başkanlığı’na iletilmeli ve bu birimlerce talepler uygun görüldüğü takdirde form Bilgi İşlem Daire Başkanlığı’na yazılımın ana ilgilisi konumundaki birim tarafından gönderilmelidir.

Yazılım takibi ve testi için mutlak surette irtibat kurulacak en az 1 adet asil ve 1 adet yedek olmak üzere (daha fazla sayıda isimde bildirilebilir) test yapacak personelin ilgili formda isimlerinin bildirilmesi gerekmektedir. Yeni yazılım veya değişiklik talebi uygun görülüp iş akış takvimi içinde bitirildiğinde ise “İş Bitirme Formu” doldurulacaktır.

Kurum dışından alınması istenen yazılım ve lisans talepleri için ise ilave olarak Uludağ Üniversitesi Kalite Yönetim Sistemi web sayfasından yazılım Yatırım Talep Formu-7 indirilerek doldurulması ve UDOS üzerinden Bilgi İşlem Daire Başkanlığına iletilmesi gerekmektedir